Általános tulajdonságok

Törzsadatkezelés

Feldolgozás

Lekérdezés

Általános tulajdonságok

Rugalmas
Az AS-PZW adatbankját és funkcióit egy kiterjedt, de könnyen átlátható paraméterkezelő irányítja, melynek segítségével a felhasználó gyorsan, külső segítség nélkül tudja befolyásolni a rendszer működését.

Automatizált
A teljeskörű automatizálás következtében az elvégzendő feladatokra fordított idő jelentősen lecsökken, ezáltal az AS-PZW a vállalat költségeinek csökkentésében is szerepet kap.

Aktuális
Az AS-PZW-ben karbantartott naprakész adatok nemcsak a vállalat időgazdálkodását és bérelszámolását szolgálják, hanem más részlegek, mint pl. a controlling számára is felhasználhatók, így megoldódik a többszörös adatfeldolgozás problémája. Például a személyi törzsadatokat elegendő a bérprogramban kezelni, azok az időnyilvántartás számára naponta hozzáférhetővé tehetők.

Kényelmes
Az AS-PZW hatékonyságát növeli egyszerű kezelhetősége, melyet az online-súgó, a kulcsszavas kereső és az egységes felépítés biztosít. A folyamatosan látható fanézet (treeview) segítségével az egyes menüpontokból kilépés nélkül lehet elágazni más menüpontokba. A felhasználó egy menügenerátor segítségével saját menüpontokat is létrehozhat.

Biztonságos
Az AS-PZW rendelkezik minden olyan technikai funkcióval, melyek biztosítják a személyi adatok tökéletes biztonságát. Széles körű jogosultság beállítási lehetőségek védik a felhasználót a nemkívánt hozzáférésektől. Jogosultságok adhatók egyes felhasználóknak vagy felhasználói csoportoknak. A programfunkciók (pl. másolás, törlés) külön is levédhetők.

Törzsadatkezelés

A hierarchikusan felépülő törzsadat-állomány képezi a hatékony időelszámolás legfontosabb alapját. Az AS-PZW törzsadatai a következő hierarchiaszintekre oszthatók fel:

Nagy adattömegek egyszerű és gyors kezeléséhez változatos létrehozási, másolási, stb. funkciók és programok állnak rendelkezésre.

A csoportokban történő feldolgozás az adatkezelés egyik fontos hatékonysági tényezője. Például egyetlen elődiszponálással megoldhatjuk a heti rendszerességgel nyelvórán részt vevő dolgozók, vagy a szakmai gyakorlatukat töltő tanulók éves időnyilvántartását.

Az időmodellek a munkaidő keretfeltételeit rögzítik. A változatos paraméterezési lehetőségek révén bármilyen munkaidő-szabály lefedhető. Az időmodelleket (ahogy minden
más szabályt is) a törzsadatok hierarchiaszintjeihez rendeljük hozzá.

Többműszakos üzemelés esetén ez az ún. műszakablakon keresztül történhet. Itt az alkalmazottak érkezési és távozási ideje alapján a rendszer automatikusan kiválasztja, hogy melyik műszak (időmodell) érvényes.

Változatos idomodell-beállítási lehetőségeket kínál továbbá a szolgálatterv és a műszakritmus.

Az ún. szaldószabályok az időmegtakarítással kapcsolatos műveleteket szabályozzák. Ugyanúgy mint az előbbi kategóriák, a szaldószabályok is maximális rugalmassággal alakíthatók a vállalat igényeihez.

A naptárban egy naptári év minden egyes napját kódok segítségével definiáljuk, ezáltal lehetővé tesszük a velük folytatott további műveleteket. A hónapokat igény szerint lehet meghatározni, például arra az esetre, ha egy részleg bérszámfejtése nem a következő hónap elején, hanem közepén történik.

Az AS-PZW rugalmasságát a felhasználó által definiált táblázatok révén növeljük tovább. Például új terminál telepítésekor elegendő azt az AS-PZW adott táblázataiba beírni és az új terminál máris felismerhetővé válik a rendszerben, használata azonnal megkezdhető.

Feldolgozás

A feldolgozás menüpontban egy sor nyilvántartási és feldolgozási funkció áll a felhasználó rendelkezésére:

A felhasználó által végzett utólagos korrekció (pl. a dolgozó mégsem szabadságon volt, hanem megbetegedett) teljeskörűen dokumentált, vagyis az adatok rejtett manipulálása lehetetlen. Ha már lezárt periódusban történik a módosítás, akkor a felmerülő változásokat az AS-PZW az aktuális napig továbbszámolja és átvezeti a bérrendszerbe.

A dolgozók maguk is végrehajthatnak műveleteket a terminálkijelzőn keresztül, megadhatják és lekérdezhetik bizonyos időadataikat.

A kötegelt feldolgozás funkció révén nagyobb adatmennyiségek is hatékonyan kezelhetők. Számos adatkezelési és sokszorosítási funkció áll rendelkezésre a gazdaságos karbantartás érdekében.

A vállalaton belüli teljesítmény-elszámolást segíti az időfelosztás költséghelyek vagy más szabadon definiálható fogalmak szerint. Ez történhet a terminálokon keresztül a blokkolások, vagy a számítógépen végzett utólagos adatbevitel révén. A költséghelyek bizonyos időtartamokhoz való hozzárendelése egészen a béradatok átadásáig figyelemmel kísérhetok.

Az elődiszponálás funkció segítségével lehetőség van előre meghatározott könyvelési lépések előjegyzésére, bármely hierarchiaszinten. Az AS-PZW az előjegyzett adatokat a kívánt időpontban automatikusan könyveli és esetleges további műveletekhez rendelkezésre bocsátja.

A szolgálatterv a valamely hierarchiaszint törzsadataiban megadott időmodell-hozzárendelés felülírására szolgál. Az időtartamot az AS-PZW nem korlátozza.

A túlóraengedélyezéssel az engedélyköteles többletmunka, mely ezidáig fizetetlen többletmunkaként jelentkezett, fizetett túlórává alakítható át. Az engedélyezés történhet előzetesen vagy utólagosan, akár hierarchiaszintenként is. Mindeközben a többletmunka elszámolásának módja is figyelembe vehető (kifizetés, külön számlára való átvezetés).

A különböző zárásoknál (napi, havi, periódusos, éves) az AS-PZW az időadatokat újrarendezi és elvégzi az automatikus könyveléseket. Az egyes zárások futhatnak automatikusan vagy indításukat végezheti a felhasználó.

A nyilvántartott idő bérszámfejtő-programba történő átvezetését nevezzük béradat-átvitelnek. Az adatátadás módjának vezérléséhez és az adatok előkészítéséhez számtalan beállítási lehetőség áll a felhasználó rendelkezésére. Amennyiben már elszámolt időszakban kell időkorrektúrát elvégezni, ezeket az AS-PZW automatikusan felismeri, a módosításokat pedig továbbvezeti a bérelszámolási rendszerbe.

Lekérdezés

Minden lekérdezés megjeleníthető képernyőn vagy kinyomtatható papíron. A lekérdezések paraméterei a felhasználó saját igényeire szabhatók.

A következő lekérdezési lehetoségek állnak rendelkezésre:

A hibaprotokollban az összes szabálytalanság dokumentálásra kerül (pl. hibás érkezési vagy távozási idő; az alkalmazott nem jelent meg). A felhasználó a táblázatokban maga definiálhatja, hogy milyen szabálytalanságot értelmez hibaként vagy figyelmeztetésként. A hibák közvetlenül a párbeszédpanelen keresztül korrigálhatók.

A módosítási protokoll minden, a rendszerbe történt manuális beavatkozás során keletkezett változást kimutat. Dokumentálja, hogy ki, mikor, melyik adatot változtatta meg
a rendszerben.

A jelen-/távollévő alkalmazottak funkció alapján a felhasználó bármelyik percben lekérdezheti a pillanatnyi dolgozói létszámot, egy adott mozgás előfordulását, a távollétek okát és - elődiszponálás esetén azok - előrelátható időtartamát.

Az időszámla teljes rálátást ad a felhasználó vagy az alkalmazott számára az adott periódusban felmerült időadatokról. Az időszámlák felépítését a felhasználó határozhatja meg. Valamennyi könyvelés és az azokból kialakuló időfajták kimutathatók.

A jobb egérgomb lenyomásával számos elágazási lehetőség kínálkozik közvetlenül az időszámla-adatok változtatása után. Nyomtatáskor egy HTML fájl jön létre külön böngészőablakban, mely igény szerint nyomtatható vagy e-mail-ként továbbküldhető.

A szabadságszámla áttekintést nyújt egy dolgozó összes szabadnapjáról és átfogó jelentésként az összes alkalmazottra nézve. A szabadság órákban vagy napokban egyaránt vezethető. A szabadságszámlán a már kivett napok mellett a tervezett és fennmaradó szabadnapok vagy órák is jelölhetők.

Az éves számla áttekintést ad az alkalmazott egy éven belül felmerült összes időfajtájáról. A felhasználó korlátlan számú éves számlát hozhat létre, tartalmukat és megjelenítésüket szabadon definiálhatja.

Az időtervezőben minden lekönyvelt és tervezett időfajta grafikusan ábrázolható. A felhasználó korlátlan számban hozhat létre időtervezoket. A munkára már beosztott és még be nem osztott dolgozók számáról is nyerhető információ. Az információk ebben a funkcióban is minden hierarchiaszinten lehívhatók.

Az individuális jelentések segítségével a felhasználó bármely szinten alkalmazható, tetszoleges információtartalommal rendelkező kimutatásokat készíthet, korlátlan számban.

További lekérdezési funkció a napi munkaerő-állomány kimutatása, mellyel a felhasználó áttekintést kap az üzemben jelenlévő és távollévő alkalmazottakról. Az információk különböző szinteken összegezve is lehívhatók.

A hagyományos számítógépes programok, mint pl. az MS Excel vagy az MS Access, szintén felhasználhatók a kiértékelések során. A felhasználandó adatok tömörítve vagy egyenként állnak rendelkezésre, így felhasználásuk nem igényel többletráfordítást - sem költség, sem idő szempontból.